1. L'Archivio provinciale de Frati Minori Cappuccini della Provincia Romana raccoglie, conserva, organizza e rende disponibile per lo studio e la ricerca, la documentazione storica, amministrativa e pastorale prodotta dai frati della Provincia. Insieme alla Biblioteca provinciale e alla prevista struttura museale, costituisce il nucleo centrale del patrimonio storico, culturale e spirituale della Provincia e, in parte, dell'Ordine. L’Archivio della Provincia Romana, infatti, ha un’importanza singolare, in quanto le due istituzioni ebbero la stessa residenza fin dalle origini delle Province (Sant’Eufemia 1535) fino al 1890 (giuridicamente fino al 1896) ed anche in quanto per lungo tempo il territorio della Provincia ha coinciso con il Patrimonio di San Pietro e con lo Stato pontificio con centro Roma. Il che ha portato frati di tutto il mondo a soggiornare o a vivere nel territorio di questa Provincia. In questo Archivio, quindi, sono conservati documenti che vanno oltre gli angusti confini locali e che riguardano anche le vicende della Chiesa e il dominio temporale dei Papi, nonché il nostro vivere immerso nel contesto socio-politico.

2. L’Archivio provinciale nasce in contemporanea con l'Archivio Generale, che fu costituito nel 1536 con decisione del Capitolo Generale presso il convento annesso alla "Chiesa di Santa Croce e San Bonaventura dei Lucchesi", in Roma ed ha seguito le vicende dell’Ordine fino al 1890, quando la Curia Generale si lasciò lo stabile del convento di Piazza Barberini. Le vicende dell’Archivio durante la soppressione degli Istituti religiosi nel 1873 sono narrate dagli Annali manoscritti (vol. VIII, 470-471). Nel 1968 fu sistemato nei nuovi ambienti ricavati sopra le cappelle di destra della chiesa, dove tutt’ora si trova. Sono in atto degli opportuni miglioramenti, come l’istallazione di nuovi arredi e di linea telefonica con rete internet.

3. L’Archivio corrente è conservato negli ambienti della segreteria della Curia provinciale. Quello storico è in corso di riordino negli ambienti suddetti.

4. La consultazione dei documenti conservati nell'Archivio provinciale è ammessa limitatamente alla sezione storica.

5. All'interno della sezione storica dell'Archivio provinciale è presente un Fondo di documenti "riservati". La possibilità di consultazione relativa a tale Fondo è consentita soltanto in casi eccezionali, previa opportuna valutazione da parte del Responsabile dell'Archivio stesso, ed è sottoposta sempre all'autorevole giudizio del Ministro Provinciale.

6. La documentazione prodotta dalla Curia Provinciale rimane presso la sezione corrente per il periodo relativo al disbrigo delle pratiche connesse alle attività della Curia stessa, per poi essere periodicamente riversata nella sezione storica, generalmente a cadenza ventennale.

7. Nella sezione corrente, con scadenza determinata dal Ministro Provinciale e suo Definitorio, confluiscono i documenti prodotti dagli Uffici della Curia Provinciale, quelli prodotti dai Segretariati provinciali, dalla Vice postulazione, dall’Ordine Francescano Secolare, dalle singole case ed attività della Provincia con cadenza ventennale.

8. Nell'eventualità che un nostro luogo debba essere alienato, tutto l’Archivio locale dovrà confluire in quello provinciale.

9. L'Archivio provinciale favorisce la costituzione di un gruppo di ricercatori di riferimento, favorendone l'attività di ricerca e pubblicazione del materiale storico-documentale relativo alla vita, alla spiritualità ed all'impegno pastorale della Provincia. Pertanto il gruppo di ricercatori è agevolato sia nella consultazione in loco, sia nel prestito del materiale richiesto.

10. La direzione dell'Archivio nella sua sezione storica è affidata ad un Responsabile, che risponde del proprio operato al Ministro Provinciale ed al suo Definitorio.

11. Nell'espletamento delle sue funzioni il Responsabile è coadiuvato dal Segretario provinciale e da eventuali collaboratori nominati direttamente dal Ministro provinciale, previa consultazione dello stesso Responsabile e del Definitorio. I collaboratori svolgono anche la funzione di accompagnamento e garanzia di competenza scientifica nel fornire direttive generali, valutando anche la gestione economica dell'Istituzione, attraverso l'esame e l'approvazione dei bilanci annuali consuntivo e preventivo.

12. Oltre al lavoro proprio di documentazione storica della Provincia, l'Archivio offre anche un servizio di consulenza tecnico-scientifica, rivolta in particolare a favorire la costituzione e la conservazione di Archivi locali. In quanto Istituzione culturale a servizio della Chiesa, dell'Ordine e della ricerca storica, l'Archivio provinciale collabora inoltre con analoghe Istituzioni ecclesiastiche e civili.

13. Al presente Statuto possono essere apportate modifiche solo previo accordo tra il Responsabile dell'Archivio e i collaboratori, con la necessaria approvazione del Ministro provinciale.

fr. Rinaldo Cordovani, OFMCap Incaricato dell’Archivio provinciale